Intranet aziendali


Realizzazione intranet aziendali

Formalmente una "intranet" è una porzione di rete locale (LAN) ad accesso riservato ad alcuni utenti. Qualora tali accessi vengano estesi anche a clienti, fornitori, o ad altri soggetti esterni all'organizzazione si parla allora di "extranet".
Nel tempo la definizione di "intranet" si è allargata superando i limiti strettamente legati alla rete LAN locale, e andando ad abbracciare alcuni aspetti preponderanti della realtà organizzativa aziendale. Si parla di intranet indicando un portale ad accesso limitato (tipicamente al personale aziendale) contenente applicazioni aziendali di varia natura quali, a titolo puramente indicativo:
  • gestione dell'anagrafica del personale, della clientela (CRM) o dei fornitori;
  • applicazioni di gestione documentale;
  • comunicazione interna unidirezionale (rivolta solo ai dipendenti) o multidirezionale (in cui tutti gli utenti possono intervenire);
  • gestione dei processi interni (workflow management).
La profilazione degli utenti consente, in genere, un diverso livello di accesso a ciascuna applicazione presente all'interno del portale intranet, in modo da controllare e suddividere le differenti funzioni e mansioni.


Perchè realizzare una intranet nella propria azienda?


Il principale vantaggio di quest'applicazione web, purtroppo spesso ignorato dal management, è fondamentalmente legato alla comunicazione: anche nelle piccole imprese i problemi di comunicazione sono all'ordine del giorno: i dipendenti vengono a conoscenza delle novità aziendali e delle attività quotidiane semplicemente per "passaparola" e non attraverso un sistema strutturato; l'informazione, quindi, viaggia in maniera distorta e spesso inesatta, creando malcontenti, difficoltà e inefficienza. Un portale web all'interno del quale far confluire documenti, informazioni, flussi lavorativi, processi, procedure e tutto ciò che quotidianamente viene realizzato in Azienda, permette di centralizzare al meglio le informazioni e di renderle disponibili per ogni Dipendente, evitando una diffusione non organizzata delle informazioni e aumentando in modo netto l'efficienza aziendale.

Questo meccanismo aumenta la sua validità con l'accrescersi delle dimensioni dell'Azienda e in quei casi in cui i dipendenti si trovino a lavorare a distanza, su più sedi o compiano spostamenti frequenti dalla abituale sede di lavoro.

Un portale intranet, inoltre, fa risparmiare tempo, consentendo di accedere a dati centralizzati quali i dettagli di una commessa o di un ordine o, più banalmente, ad una rubrica aziendale condivisa, alle richieste di ferie e permessi o, ancora, alla rassegna stampa o ai regolamenti e alle policy aziendali.

La condivisione di documenti all'interno di un unico portale, permette, inoltre, di non far circolare documenti obsoleti, di non duplicare su ogni singolo computer terminale la documentazione (risparmiando così spazio prezioso sui server aziendali ed efficientando il backup) e di avvisare ciascun utente delle eventuali modifiche apportate alla documentazione, alimentando un circolo virtuoso anche per quanto concerne le norme imposte dalla gestione della qualità.

L'elenco dei vantaggi, in realtà, potrebbe essere molto più vasto, ma cambia in relazione all'attività svolta dall'Azienda e in base alle sue dimensioni: 2open è in grado di studiare insieme al Cliente un progetto vincente e di fornire la propria esperienza in materia per compiere i giusti passi per raggiungere questo importante obiettivo. Nessun software presente sul mercato può, infatti, rispondere a pieno alle esigenze di uno specifico Cliente: l'unica soluzione vincente è quella di analizzare le singole necessità e realizzare un'applicazione web dedicata che risponda al 100% alle proprie esigenze e che sia confezionata su misura.